Menu Close

Filtre

Lokasyon

Vize

Mevsim

Kategori

Tarih Aralığı

FİLTREYİ UYGULA

Menu Close

Etkileyici Bir Etkinlik için

Kitle

Etkileyici ve eksiksiz bir etkinlik için ilk olarak davetlilerin iyi tanınması gerekiyor. Etkinliğin hitap ettiği kitleye göre bir karşılama yapmış olmak, ilk izlenim için oldukça önemlidir. Olumsuz bir başlangıç etkinliğin devamını da olumsuz etkileyebilir.

Etkinlik planı oluşturarak, davetliler için bir broşür basılabilir ya da sosyal kanallar üzerinden bir plan gönderilebilir veya etkinliğe özel bir aplikasyon hazırlanabilir.

Davet

Konuklar, nezaket kurallarına uygun ve özenli bir şekilde etkinliğe davet edilmelidir.

Makam bakımından önemli olan konuklar için kişiye özel hazırlanmış bir davetiye gönderilmeli bununla birlikte bizzat aranarak da davet edilmelidirler.

Kişiye özel ve nazik bir davet, konukların kendilerini daha özel hissetmelerini ve etkinliğinize daha istekli gelmelerini sağlar. Yani, daha etkinliğiniz başlamadan bile, konuklara karşı 1-0 kazanmış olursunuz.

Mekân

Karşılama seremonisi bittikten sonra ise davetlerin belki de saatlerini geçireceği salon kısmı devreye giriyor. Salon ne kadar havasız, dar, kasvetli ve karmaşık olursa misafirler de o kadar sıkılmış ve ilgisiz olur. Davetlilerin hem rahatı hem de sağlığını göz önünde bulundurarak, mekânın havadar ve rahat hareket edilebilir olmasını sağlamak en önemli unsurlardandır. Bunlardan sonra ise dekorasyon devreye girer; etkinliğin ya da sunumun konusuna uygun bir ambiyans tercih edilebilir veya modern çizgilerin hâkim olduğu bir ortam yaratılabilir.

Mekânın büyüklüğü de tüm bu unsurların sağlanabilmesi için oldukça önelidir. Davetli sayısına göre etkinlik alanının büyüklüğü göz önünde bulundurulmalıdır. Davetlilere ek olarak, kullanılacaksa masa ve aksesuarların varlığı da dikkate alınmalıdır.

Mekânın genişliğini olduğundan daha fazla gösterebilmek için bir illüzyon yaratabilir yani aydınlatmalardan yararlanabilirsiniz. Aydınlatmaların doğru noktalardan doğru yerlere yönlendirilmesi ve doğru ışık renginin kullanılması, oldukça geniş bir yeri bile fazla küçük gösterebilir. Işıkların paralel yansıtılması ve mekânın daha da geniş gözükmesi için bol ayna detayı da eklenmelidir.

Mekân Detayları

Mekân seçiminde, konum ve dekor kadar mekânın teknik özellikleri de oldukça önemlidir. Misafirleriniz karşılama ve davetten memnun kaldığı kadar asıl amaç olan sunum kısmından da memnun kamalıdırlar. Mekân ararken dikkat etmeniz gereken en büyük unsurlar arasında teknolojik altyapı ve ses yalıtımı yer almaktadır.

Bunlara ek olarak, konuklara sunulması gereken bir diğer imkân ise simultane çeviridir. Yurt dışından gelen ya da sunum dilini bilmeyen misafirler için eş zamanlı şekilde çeviri yapılıyor olması, misafirlere verilen önemi de göstermektedir.

Ulaşım

Mekânın içini eksiksiz düzenleyip misafirlerimiz için tüm unsurları göz önünde bulundurduk ancak, etkinlik alanı davetlilerin ulaşamayacağı bir yerdeyse tüm uğraşlarımız boşa gitti demektir.

Eğer etkinlik alanı ulaşımı zor bir yerdeyse, konuklar için servis hatta varsa özel davetliler için araç ayarlanmalıdır.

Şehir merkezleri veya adı ilgili kişiler tarafında bilinen mekânların seçilmesi daha doğru bir tercihtir. Konsept gereği konumun şehirden uzak ya da ulaşımı zor bir alan olması durumunda ise yukarıdaki unsurlar gözetilmelidir.

Eğer etkinliğiniz şehir dışındaysa, ulaşım için mutlaka bir servis ya da uçak ayarlanmalıdır. Bununla birlikte, misafirlerinizin, dilerlerse, kalabilecekleri bir konaklama alanı, otel tutulmalıdır.

Oturma Planı

Oturma planı da en az mekân unsuru kadar önemlidir. Etkinliğin konusuna ilgili şekilde bir oturma düzeni oluşturulmalıdır; konu ile yakıdan alakalı ve yüksek makamlı davetliler en önde yer alacak şekilde konumlandırılmalı ve diğer davetliler de önem sırsına göre ardı sıra oturtulmalıdır. Protokol, gerekirse yan yana gelecek isimlerin önemine göre tek tek düzenlenmelidir.

Eğer davetiniz kokteyl şeklindeyse, makam sahibi olan misafirlerin masaları sahneye en yakın şekilde konumlandırılmalıdır ve masa aralıkları dikkate alınmalıdır.

Dekorasyon

Kalabalık dekorasyon ögelerinden kaçınılması, konukların etkinliğin konusuna odaklanabilmesi açısından önemli bir detaydır.

Oluşabilecek kazaların minimuma indirgenmesi ve odağın etkinliğin konusundan kaymaması için dekor ürünlerinin kararında kullanılması gerekmektedir.

İkram

Etkinliğinizde ikramlar olacaksa ya da konaklama durumu söz konusuysa; davetlilerin rahatsızlığı, perhiz durumu, vejetaryen konuğunuz olup olmadığı ya da alerjik davetliniz bulunup bulunmadığı dikkate alınmalıdır.

Servis

Etkinlik sırasında konuklar için ikramlık ve içecek servisi yapan görevlilerin birbiriyle ve konuklarla olan iletişimi oldukça önemlidir. Dizaynı ne kadar iyi olursa olsun, gergin insanların bulunduğu bir ortamda kimse mutlu olamaz.

Servis elemanlarının kıyafetleri, eğer etkinlikte bir konsept varsa konsepte uygun ya da oldukça sade ve dikkat çekmeyecek şekilde olmalıdır. Tabi ki kıyafetleri güzelleştiren en önemli detay gülümsemektir.

Hediye

Şirket olarak, konuklarınıza daha özel hissetmeleri ve günlük hayatlarında da markanızı görebilmeleri için kitler şeklinde hediyeler verebilirsiniz. Örneğin; kalem, defter, notluk gibi günlük hayatta sürekli konuklarınızın karşısına çıkacağını hediyelikler verebilirsiniz.

Önemli mevkideki misafirlerinize vereceğiniz kalem ve ajandalara kişiye özel detaylar ekleyerek de bir hediye kiti sunabilirsiniz.

Amaç

Evet, etkinliğin yegâne amaçlarından biri ticarettir. Ancak, bunu ön plana çıkarmamak en önemli konudur. Misafirleriniz, etkinliğinizden keyif almalı, düzenlenen konuşmalar sayesinde bilgi edinmeli ve size güvenmelidirler.

Davetlileriniz, iş gereği gelmiş bile olsa, etkinliğinizi rekreatif bir yapıda görmelidir.

Tüm bu unsurların yanında, markanızı da davetlilerinize iyi bir şekilde tanıtmalı ve misafirlere güven aşılamalısınız.

Venn Blog